A kihívás
A NISZ-nél az évek alatt egy meglehetősen széttagolt belső működés alakult ki: Confluence-oldalakra, Word-dokumentumokra, Excel-táblázatokra és PDF-ekre épült a belső ismeretanyag (angolul „know-how”) kezelése. Ennek a közel 100 000 tartalmi elemnek a kezelése gyakori problémákat okozott:
- Bonyolult és lassú tartalomkeresés
- Magas működési és karbantartási költségek
- Frusztráló felhasználói élmény
- Bonyolult jogosultságkezelés
- Az adatok érzékeny jellegéből következő szigorú nemzetbiztonsági előírások nehézkes betartása
Megoldásunk
Egy teljes körű migrálási tervet dolgoztunk ki és hajtottunk végre, hogy létrehozzunk egy központosított, Drupal-alapú tudáskezelési rendszert, a NISZ méretére és biztonsági igényeire szabva.
A megoldás főbb elemei:
- Tartalomkonszolidáció: a különböző dokumentumtípusokat strukturált, kereshető Drupal-tartalommá alakítottuk át.
- Fejlett keresés: az Apache Solr és Apache Tika segítségével pontos, teljes szövegű keresést tettünk lehetővé a különféle formátumokon.
- Skálázható felhasználókezelés: testreszabtuk a Drupal Group modult, hogy több száz jogosultságalapú csoportban több ezer felhasználót tudjunk kezelni.
- Biztonság és megfelelőség: integráltuk a nyíltforráskódú ClamAV víruskeresőt fájlok feltöltéskori automatikus szkennelésére, SSO-t a biztonságos bejelentkeztetéshez, és szigorú hozzáférés-kezelést vezettünk be a nemzeti biztonsági protokolloknak megfelelően.
- Munkafolyamat és együttműködés: többszintű jóváhagyási és kommentrendszert építettünk a tartalom publikálás előtti validálásához.
- Export és archiválás: lehetővé tettük a PDF és XLS formátumba történő exportálást jelentésekhez és archiváláshoz.
- Felügyelet: teljeskörű rendszernaplózást és felügyeletet vezettünk be a megbízhatóság és a szabályszerű működés nyomonkövetéséhez.
Az eredmények
Az új tudáskezelési rendszer jelentősen javította a működési hatékonyságot, csökkentette a karbantartási költségeket és egyszerűsítette a tartalomkezelést. A legfontosabb eredmények:
- Gyorsabb, intelligensebb információhozzáférés a fejlett keresésnek és a strukturált tartalomnak köszönhetően
- Csökkentett IT- és támogatási terhelés a központosított vezérlés és automatizálás által
- Erősebb biztonság az egyedi jogosultságkezelés, automatikus vírusszkennelés és SSO révén
- Jobb együttműködés intuitív szerkesztői munkafolyamatok visszajelzési mechanizmusokkal
Ma a NISZ-ben a modernizált tudáskezelési rendszer kulcsfontosságú szerepet játszik, ezzel támogatva a biztonságos együttműködést, a megalapozott döntéshozatalt és az egész szervezetben mérhető termelékenységnövekedést.
