Online workshopok a korona idején

A Cheppersnél több interaktív előadást is tartottunk, most adunk néhány tippet amely hasznos lehet az előkészületekhez. Legutóbb a Budapest Design Weeken találkozhattatok velünk, amelynek idei témája a cirkuláris design volt. Itt egy olyan témát feszegettünk, hogy a UX workshop módszereket egy fizikai termék újrahasznosításával kapcsolatos ötletelés során tudjuk-e alkalmazni. Így esett a választásunk a koronavírus alatt mindennapi használati tárggyá váló szájmaszkra, azon belül is az egyszer használatos maszkra.

A program célja az volt, hogy egy mindennapi használati tárgyon keresztül bemutasson egy speciális brainstorming módszertant, illetve további ötletértékelő, icebreaker és visszajelző/lezáró workshop módszertanokat. Mindezt - a Miro applikáció segítségével - az online térben megvalósítva, így a résztvevők közvetlen tapasztalatot szerezhettek a remote workshopok lehetőségeiről és kihívásairól. Három fős csapattal készültünk a workshopra, ahol nagyon sok hasznos tapasztalatot szereztünk és azok közül osztunk meg néhányat veletek.

Reméljük, hogy az alábbi tanácsok segítségedre lesznek a következő online workshopod tervezése és megtartása során, legyen szó bármilyen témáról. Az egyik legfontosabb, hogy mindenképp szánj elegendő időt a felkészülésre! Még ha a hagyományos workshopok fekete öves mestere is vagy, akkor is érdemes az első néhány online workshop előkészítésére akár a megszokott idő kétszeresével is számolni. Az offline térben alkalmazott módszerek online lebonyolítását újra kell gondolni, és ehhez még hozzáadódik az internetes prezentációkon használt felület előkészítése is. Az alábbiakban bemutatunk még néhány nagyon fontos eszközt, tippet és tanácsot.

Tipp 1: Írj szkriptet és oszd fel a szerepeket!

Egy online workshop forgatókönyvét érdemes részletesen átgondolni. A résztvevők és az alkalmazott módszertanok ismeretében állítsd össze az események várható menetét, és gondold át, hogy melyik feladat mennyi időt fog igénybe venni. Ehhez szuper eszköz a SessionLab szolgáltatása, ahol a workshop menete időbeosztással együtt összeállítható, majd pdf-be exportálható. Mi a forgatókönyv mellé a konkrét szerepköröket is meghatároztuk, így előre tudtuk például azt, hogy a technikai lebonyolításban, esetleges problémák kezelésében nem a facilitátor fog részt venni. Már az előkészületek során megállapodtunk abban, hogy melyik feladatnál kinek pontosan mi a teendője, így még a váratlan helyzeteken is könnyedén át tudtunk lendülni. A tapasztalataink szerint egy online workshop gördülékeny lebonyolításához szükséges legalább kettő, de optimálisan három személy közreműködése.

Eszköz: SessionLab

Tipp 2: Válassz valamilyen izgalmas online whiteboardot!

Egy internetes workshop szervezése során az egyik legfontosabb kérdés, hogy hogyan gondolkodjunk közösen, miközben nem vagyunk egy térben. A közös feladatmegoldáshoz a Miro webes applikációja egy sokoldalú eszköz, melynek segítségével egyszerre több résztvevő tud vizuális feladatokat megoldani közösen.

• A Miro tábla összeállításánál gondolj arra, hogy hogyan fogják azt használni a résztvevők. Például rakj üres post-iteket a tábla köré, hogy a felmerült ötleteket a résztvevők könnyen le tudják írni.
• Előzetesen próbáld ki azokat az eszközöket (például Timer, Voting), amit a workshop során használni fognak a résztvevők.
• Érdemes “Hozzászólnék” gombot tenni az egyes táblákra. Aki szeretne hozzászólni a beszélgetéshez a gombra helyezheti a kurzorát, vagy odahúzhatja a nevét jelző ikont.
• Az önállóan végzendő feladathoz tartozó táblára tegyél “Befejeztem” gombot – ha valaki befejezte a feladatot, az előzőekben bemutatott módon jelezheti.
• Használd a Miro jobb felső sarkában található “Outline” szekciót: add meg a workshop célját, időbeosztását és a kapcsolódó anyagok linkjeit. Ez végig elérhető lesz a résztvevőknek is, így könnyen követhető a tematika.

Eszköz: Miro

Tipp 3: Facilitátorként használj két monitort!

Ha van rá lehetőség, használj egyszerre több képernyőt, így látni fogod a workshophoz szükséges dokumentumokat, a Miro boardot és a résztvevőkkel megosztott felület képernyőjét is! Ez megkönnyíti a navigálást és nagyobb figyelmet tudsz fordítani a levezetésre, illetve a résztvevők reakcióinak kiszűrésére. A mi esetünkben egyszerre láttuk a Google Meets, a Miro és a Google dokumentumban megírt szkript szövegét is.

Tipp 4: Használd a kamerát a kapcsolattartásra!

Az online workshopok kellemetlen pillanata, amikor előadóként részletesen ismertetsz valamilyen feladatot, azonban nem érkezik semmilyen visszajelzés, hiszen a résztvevők kamerái ki vannak kapcsolva, a mikrofonjaik pedig le vannak némítva. Ennek elkerülése érdekében mindenképpen próbálj interakciót kezdeményezni!

Jó megoldás lehet, ha a kamerát végig bekapcsolva tartják a résztvevők, a találkozó elején pedig úgynevezett icebreaker feladatokkal oldod fel a hangulatot. Ha szükséges, két feladat közé ütemezz be olyan gyakorlatokat, ahol a résztvevők egymással is tudnak párbeszédet folytatni. Azonban érdemes arra is figyelned, hogy sok bekapcsolt kamera esetén akadozóvá válhat az internetkapcsolat. Ha ezt észleled, akkor a bemutatkozó körök után illedelmesen kérd meg a csoportot, hogy kapcsolják ki a kameráikat, majd később a visszajelző köröknél elegendő bekapcsolni újra azokat.

Tipp 5: Próbáld el a workshopot az ismerőseiddel vagy munkatársakkal!

Hiába készültél fel részletes forgatókönyvvel a workshopra, az időből még így is könnyen kicsúszhatsz menet közben. Érdemes az éles alkalom előtt egy próbát beiktatni, ahol még időben szembesülhetsz a módszertani ellentmondásokkal és az egyes feladatok időigényével. Ne feledd, az online workshop esetében minden egy picit hosszabb időt vesz igénybe! A próba során kiderülhetnek a pontos technikai igények (például szükség van egy külső mikrofonra, vagy a megírt post-itek áthelyezése és csoportosítása kifejezetten körülményes egy online felületen), illetve az előkészületekkel kapcsolatos apróságok is (vajon minden résztvevő számára egyértelmű a hívás és a Miro board linkje?).

Mi a Design Weeken tartott workshop előtt egy héttel beiktattunk egy Cheppersen belül megtartott eseményt ugyanazzal a forgatókönyvvel, azonban szembesülnünk kellett számos problémával. Például az általunk készített forgatókönyv másfélszer annyi időt igényelt a valóságban, mint ahogy azt elképzeltük. Emellett a résztvevők más elképzeléssel érkeztek az eseményre, mint ahogy arra számítottunk. Annak érdekében, hogy az élő workshop során ne kövessük el ugyanazokat a hibákat, mint a próba alkalmon, az utolsó héten változtattunk mind a kommunikációs stratégián és a tervezett feladatokon is. Ha ezt a lépést kihagytuk volna az előkészületek során, minden bizonnyal a résztvevők nem az elvárásaiknak megfelelő minőséget kapták volna, majd csalódottan távoztak volna az eseményről, miközben mi, a szervezők sem lettünk volna elégedettek a többhetes munkánkkal. Viszont a próba workshopon történt változtatásoknak köszönhetően minden a tervek szerint alakult: a részletesen megírt forgatókönyv mentén tudtunk haladni, és a résztvevők visszajelzései alapján is sikeres és inspiratív eseményt tudhatunk magunk mögött.

Nektek milyen tapasztalataitok vannak az online workshopokkal?